De Stichting Promotie Waterlandse Evenementen (SPWE)

De Stichting Promotie Waterlandse Evenementen bestaat vanaf september 2006 en is ontstaan uit een initiatief van een aantal enthousiaste mensen in Waterland, met name Kees Gutter en John Volten, die het plan hadden om de Evenementenkalender op te stellen. Die kalender vindt u regelmatige gepubliceerd in het welbekende Prettig Weekend, maar natuurlijk ook op deze website. Door het hoge bezoekersaantal (zie Nieuws) is het inmiddels gebleken dat de Evenementenkalender zeker bijdraagt aan promotie van de door stichtingen, buurt- en sportverenigingen en particulieren georganiseerde evenementen. Initiatiefnemers die evenementen organiseren kunnen ook worden geholpen met de kennis- en materialenbank, waar organisatoren gebruik kunnen maken van opgebouwde kennis en ervaring van anderen en waar ze materialen en benodigdheden kunnen uitwisselen.

De memorabele en drukbezochte introductiebijeenkomst van de stichting was op 20 september 2006  in Café De Zwaan in Monnickendam. Op 18 april 20007 heeft daar ook een vervolgbijeenkomst plaatsgevonden, waarbij tevens de website officiëel 'in de lucht werd gebracht'. Op 11 maart 2008 is op feestelijke wijze het eerste exemplaar van de Evenementen Jaarkalender Waterland 2008 aan burgemeester Ed Jongmans van Waterland overhandigd. Deze kalender is met een oplage van 14.000 verspreid onder de Waterlandse bevolking en de bezoekers/toeristen van de Waterlandse regio.

Het bestuur

Het bestuur van de stichting wordt op dit moment gevormd door de volgende personen
Kees Gutter (voorzitter)
Nard Jansen (secretaris)
Dirk-Jan van Geemen (penningmeester)
Bij bestuursvergaderingen wordt de gemeente vertegenwoordigd door Wilma Visser.

De doelstellingen

In het kort heeft de stichting als doelstelling het promoten van álle belangrijke evenementen die door Waterlandse verenigingen, stichtingen en/of particulieren worden georganiseerd. De stichting behoudt en bevordert daarmee de culturele, educatieve en sportieve saamhorigheid van de Waterlandse bevolking. Die is voor een groot deel ontstaan tijdens de geweldige stadsfeesten in Monnickendam van 2005. Met de promotie van de evenementen wordt ook de (toeristische) naamsbekendheid van Waterland vergroot. De stichting zal waar mogelijk de organisatoren van de evenementen binnen heel Waterland ondersteunen.

Voor de promotie en ondersteuning publiceert de stichting periodiek een evenementenkalender in de lokale en regionale media. De stichting is tevens een overleg-, advies- en bemiddelingspartner voor de gemeente Waterland enerzijds en de organisatoren van de evenementen anderzijds, waarmee het veelal lastige en bewerkelijke vergunningentraject kan worden bekort. Tot slot vormt de stichting een zgn. kennisbank: een schakelpunt voor kennis, ervaringen en materialen. De diverse organisatoren kunnen zo elkaars kennis en materialen uitwisselen. Dat scheelt hun veel tijd en geld.

Wat houdt de Evenementenkalender in?

De Evenementenkalender wordt in twee vormen gepubliceerd; op deze website en maandelijks in de locale media, zoals Prettig Weekend en het Streekblad.

Naast de actuele kalender op Internet hebben we voor ogen dat de burgers van Waterland straks eenvoudig de bladzijde met de Evenementenpagina uit bijv. Prettig Weekend kunnen scheuren om die thuis op het prikbord te hangen. Ieder familielid kan dan in één oogopslag zien wat er de komende periode te doen is in Waterland. Van kunst tot muziek, van sport tot buurtactiviteiten. Alles bij elkaar op datum gerangschikt. De Evenementenkalender is dus een verzameling van de evenementen, die door iedere sport- of buurtvereniging, stichting of particulieren worden opgegeven. We willen uiteraard wel zoveel mogelijk evenementen op de kalender, zodat de kalender een volledig beeld geeft.
Het is dus erg belangrijk dat evenementen allemaal én tijdig worden aangemeld!

De Evenementenkalender staat op zichzelf en komt niet in de plaats van de publiciteit, die elke organisatie van evenementen zelf gaat verzorgen. De kalender moet op die publiciteit een aanvulling zijn. Van de evenementen vermelden we de datum (of data), naam of titel en een korte omschrijving, de locatie en een evt. toegangsprijs. Omdat we evenementen soms ver vooruit publiceren, moet er altijd rekening mee worden gehouden dat de gemeentelijke vergunning nog niet rond is. Even contact opnemen met de organisatie wordt daarom altijd aangeraden.

Sinds de zomer van 2007 is het op de website ook mogelijk dat organisaaties in de regio Waterland hun evenementen aanmelden. De regio bestaat naast de kernen behorende tot de Gemeenten Waterland ook uit de gemeenten Landsmeer, Purmerend, Beemster, Wormerland, Zeevang en Edam-Volendam. Die evenementen zijn dan te vinden op een aparte menupagina van deze website.

Meedoen aan de Evenementenkalender kan altijd en is volledig gratis. De Evenementenkalender wordt telkens in de laatste Prettig Weekend van de maand gepubliceerd voor de daaropvolgende maand.

In 2008 is voor het eerst de Evenementen Jaarkalender Waterland 2008 uitgebracht, met daarop alle evenementen in 2008. Dat waren tenminste de evenementen die tot en met februari 2008 waren aangemeld. Deze kleurige jaarkalender is in een oplage van 14.000 exemplaren verspreid onder de Waterlandse bevolking en ook bij ontmoetingspunten waar veel bezoekers en toeristen van de regio Waterland komen, zoals hotels, restaurants, winkels, B&B-adressen, etc. Ook vermelding van de evenementen op de jaarkalender is voor de organisatoren gratis.

Om wat voor evenementen gaat het en hoe kunnen die worden gemeld?

We vermelden alleen de bijzondere evenementen. Dus niet het wekelijkse klaverjasavondje of de maandelijkse bingo. Ook (éénmalige) cursussen, yogalessen, etc. zullen niet worden vermeld. Maar weer wel bijv. de (bijna) wekelijkse bijeenkomsten van Areópagus, omdat die bijeenkomsten op zich eenmalig  zijn. Het gaat dus om evenementen, die uniek zijn. Maar wanneer er bijv. van een toneelstuk meer voorstellingen zijn, worden die weer wel vermeld.

We willen bij voorkeur dat u een evenement op deze website meldt met behulp van de aanmeldingspagina. U kunt dan tevens extra informatie toevoegen, zoals bijv. persberichten en ook een foto. De maandelijks kalender voor de kranten wordt samengesteld uit de kalender op deze website (m.u.v. de evenementen in de regio).

Evenementen kunnen ook per e-mail worden gemeld: spwe-apestaartje-orange.nl (om spam te voorkomen wordt hier het juiste emailadres niet vermeld). Een briefje in de bus op Kerkstraat 47 in Monnickendam mag ook, maar dat is voor de mensen in de kernen wellicht te bewerkelijk. Zorg dat u het evenement tijdig meldt, zodat het in de Prettig Weekend die op de laatste woensdag van de maand verschijnt nog mee kan. Dus uiterlijk de zondag er voor.

Duidelijk vermelden:
- de datum of data van het evenement;
- de titel en korte omschrijving;
- de locatie of ruimte waar het evenement wordt gehouden;
- of het evenement gratis toegankelijk is of een evt. toegangsprijs;
- de naam, adres en telefoonnummer van de contactpersoon (wordt niet op de kalender vermeld; wel op de website).

Wat kan de stichting voor organisatoren betekenen?

Voor alle duidelijkheid eerst wat de stichting niet voor u kan doen. U kunt niet bij de stichting aankloppen voor logistieke dan wel bestuurlijke hulp voor een evenement. Ook voor financiële steun bent u bij de stichting aan het verkeerde adres. De vergunning(en) dient u altijd zelf aan te vragen.

De stichting kan wel:

- adviseren en bemiddelen bij de vergunningaanvraag. Elke eerste woensdag van de maand om 16.00 uur houdt de stichting ‘zitting’ in het gemeentehuis, waarbij dan ook iemand van bureau Algemene Zaken aanwezig is. Wat we gezamenlijk (gemeente en stichting) hiermee willen bereiken, is snel overzicht en duidelijkheid voor de aanvrager en daarmee een verkorting van het aanvraagtraject met inachtneming van de wettelijke procedure.

- aangeven of er op dezelfde data andere belangrijke evenementen zijn, als die tenminste gemeld zijn. De organisatie heeft dan de keuze om een ander tijdstip te kiezen of de organisatie van het andere evenement te polsen over eventuele samenwerking.

- informatie inwinnen over de evenementenkalender in omliggende gemeenten. Het is jammer als een lokale organisatie erg veel werk heeft verzet voor een evenement en in Purmerend of Edam-Volendam worden grote publiekstrekkers georganiseerd.

Hoe werkt de Kennis- en Materialenbank?

Het melden van evenementen voor de kalender staat los van deelname aan de Kennis- en Materialenbank. Daarvoor moet een specifiek een formulier voor worden ingevuld met deelnemersinformatie. De kennisbank staat alleen open voor deelnemers, met als argument: voor wat hoort wat.

Maar we willen natuurlijk dat zoveel mogelijk organisaties deelnemen. Als iedereen z'n kennis en ervaring en evt. spullen/materialen inbrengt ontstaat er een enorme schat aan informatie. Deelnemers kunnen daar dan gebruik van maken. De uitwisseling van kennis en beschikbaarstelling van met name materialen is niet verplicht en zal in principe altijd in overleg moeten gaan. Het ligt voor de hand -en dat adviseren wij als stichting ten zeerste- om daarover vóóraf duidelijke afspraken te maken.

De stichting doet uitsluitend het beheer van de kennisbank. De informatie, over contactpersonen met kennis en ervaring en over de evt. beschikbare materialen blijft om privacy- en veiligheidsredenen
alleen inzichtelijk voor de Stichting en is dus niet openbaar. Daarmee wordt zoveel mogelijk voorkomen, dat alom bekend wordt dat er bijv. ergens waardevolle spullen zijn opgeslagen.
De stichting fungeert hiermee als schakelpunt: de aanvragers van informatie worden in verbinding gebracht met potentiële aanbieders. Het is de bedoeling dat die beiden de uitwisseling van kennis, adressen, materialen, etc. zelf verzorgen.

Deelname aan de Kennis- en Materialenbank

Voor deelname aan de kennisbank kunt u zich aanmelden via een spciale pagina op deze website. Maar u kunt ook een formulier aanvragen. Ook dit formulier bij voorkeur per e-mail toesturen. Als u of uw vereniging/stichting wil deelnemen, kunt u dat e-mailen en dan krijgt u via e-mail het formulier (met dit pamflet) toegestuurd.

Ook het meedoen aan de kennisbank is gratis. Een eventuele bijdrage bestaat uit het te woord staan van anderen die van uw kennis en ervaring of evt. materialen gebruik wil maken. Daarentegen kunt u weer gebruik maken van de kennisbank als u met vragen zit of hulp/materialen zoekt.

Tot slot

Gedurende de anderhalf jaar, dat de kalender nu in de lucht is, is duidelijk geworden dat de stichting erg afhankelijk is van de inbreng van organisatoren bij verenigingen, stichtingen, enz. Ook speuren we (voorlopig nog) naar aankondigingen in de media, terwijl de evenementen niet zijn aangemeld. Die organisaties benaderen we dan om ze attent te maken op de mogelijkheid van publicatie op de website en media-kalender. We doen ons best, maar we rekenen erop dat u suggesties en tips aan ons meldt. Er zijn immers altijd verbeteringen mogelijk.

Met de personen, genoemd op de contactpagina van onze website, kunt u contact opnemen of natuurlijk ook met het secretariaat. als vast bedankt voor uw aanmelding, medewerking en/of suggestie.